I. Identificación del Responsable del Tratamiento

De conformidad con la Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales, el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web www.portamm.com y en el marco de la prestación de servicios jurídicos y de consultoría legal es:

• Razón Social: Portamm Legal Consulting Limitada
• Nombre de Fantasía: Portamm LC Ltda
• RUT: 77.688.887-7
• Representante Legal: Katherynne Moreno Ortiz
• Domicilio: Doctor Manuel Barros Borgoño 110, Providencia, Región Metropolitana
• Sitio Web: www.portamm.com
• Correo de contacto: contacto@portamm.com

En adelante, «Portamm», «nosotros» o «el Responsable» se referirán indistintamente a Portamm Legal Consulting Limitada en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales.

II. Ámbito de Aplicación

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales de:

• Clientes actuales y potenciales que contratan o solicitan servicios de consultoría jurídica, cumplimiento normativo, protección de datos, derecho inmobiliario o derecho corporativo.
• Visitantes del sitio web www.portamm.com y personas que interactúan con nuestros canales digitales y de comunicación.
• Personas de contacto en organizaciones clientes (representantes legales, encargados de cumplimiento, directivos y apoderados).
• Colaboradores, subcontratistas y proveedores externos que intervienen en la prestación de los servicios.
• Terceros cuyos datos sean tratados en el marco del encargo profesional recibido, en la medida en que Portamm actúe como encargado o subencargado del tratamiento por cuenta de un tercero responsable.

Al utilizar nuestros servicios o facilitar sus datos personales, el titular declara haber leído, comprendido y aceptado los términos de esta Política. Si no estuviere de acuerdo con su contenido, deberá abstenerse de utilizar el sitio web y los servicios ofrecidos.

III. Datos Personales Recopilados

Portamm Legal Consulting recopila únicamente los datos personales adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades para las que son tratados, en aplicación del principio de minimización de datos establecido en la Ley N° 21.719.

3.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos completos.
• Número de Cédula de Identidad (RUN) o documento equivalente para personas extranjeras.
• RUT de persona jurídica y datos del representante legal.
• Dirección de correo electrónico profesional y personal.
• Número de teléfono de contacto.
• Domicilio particular o comercial.
• Cargo o función en la organización cliente.

3.2 Datos necesarios para la prestación del servicio jurídico

• Información jurídica, contractual, registral y societaria necesaria para la correcta ejecución del encargo profesional.
• Documentos aportados por el cliente en el marco del mandato o del servicio contratado (escrituras, contratos, actas, certificados registrales, entre otros).
• Datos relativos al estado patrimonial, financiero o societario del cliente, cuando sean relevantes para el encargo.
• Información necesaria para la elaboración de diagnósticos de cumplimiento, auditorías internas, Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (EIPD/DPIA) y Modelos de Prevención de Infracciones (MPI).
• Datos de contrapartes, terceros interesados o partes en contratos, en la medida estrictamente necesaria para el ejercicio del mandato.

3.3 Datos financieros y de facturación

• Número de cuenta bancaria o datos de transferencia para la emisión de boletas y facturas, o para la gestión de honorarios.
• Información de facturación electrónica (RUT, razón social, giro, dirección tributaria).

3.4 Datos de comunicaciones y gestión comercial

• Correos electrónicos, mensajes y comunicaciones intercambiadas con Portamm en el marco del servicio.
• Registros de reuniones y videollamadas, cuando cuente con el consentimiento del titular.
• Información proporcionada a través de formularios de contacto, solicitudes de presupuesto o consultas en línea.

3.5 Datos técnicos de navegación

Dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y tiempo de permanencia en www.portamm.com, recopilados a través de cookies u otras tecnologías de seguimiento. Para mayor información, consulte nuestra Política de Cookies disponible en el sitio web.

3.6 Datos sensibles

En su calidad de Responsable del tratamiento, Portamm Legal Consulting no trata datos sensibles en los términos de la Ley N° 21.719, salvo cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones legales expresas, para la defensa de derechos del cliente, o cuando el propio titular los hubiere proporcionado voluntariamente en el contexto del encargo profesional.

Distinta es la situación de los datos que Portamm trata por cuenta de terceros. En los encargos de protección de datos, cumplimiento normativo y asesoría jurídica, Portamm puede acceder a datos sensibles por cuenta y bajo instrucciones del Responsable respectivo, sin determinar por sí misma los fines ni los medios del tratamiento. En ambos supuestos, el tratamiento de datos sensibles se sujeta al régimen reforzado del artículo 16 de la Ley N° 21.719.

IV. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados serán tratados para las siguientes finalidades, conforme a los principios de licitud, lealtad y transparencia establecidos en la Ley N° 21.719:

4.1 Prestación de servicios jurídicos y de consultoría legal

• Ejecutar los servicios contratados en materia de protección de datos personales y cumplimiento normativo (compliance), incluyendo diagnósticos de brechas, elaboración de MPI, políticas internas, RAT, EIPD/DPIA, implementación de medidas de seguridad y formación al personal.
• Prestar servicios en materia de derecho inmobiliario: revisión y elaboración de contratos de compraventa, arrendamiento, promesas, constitución de garantías y gestión ante Conservadores de Bienes Raíces.
• Prestar servicios en materia de derecho corporativo y societario: constitución, modificación y disolución de sociedades, pactos de accionistas, contratos comerciales y operaciones de reestructuración empresarial.
• Elaborar, revisar y negociar contratos, acuerdos de confidencialidad (NDA), términos y condiciones, políticas internas y demás documentos jurídicos necesarios.

4.2 Gestión de la relación cliente y del encargo profesional

• Identificar al cliente, verificar su identidad y cumplir con las obligaciones de debida diligencia conforme a la Ley N° 19.913.
• Gestionar la comunicación profesional con el cliente durante el desarrollo del encargo.
• Administrar el expediente del cliente y mantener el historial de servicios prestados.
• Coordinar con terceros habilitados (notarios, conservadores, tribunales, organismos reguladores, contrapartes) en la medida necesaria para la ejecución del encargo.

4.3 Facturación y cumplimiento tributario

• Emitir boletas de honorarios, facturas electrónicas y otros documentos tributarios.
• Cumplir con las obligaciones contables, tributarias y de declaración exigidas por el SII y demás organismos competentes.
• Gestionar el cobro de honorarios y el control de pagos y reembolsos.

4.4 Cumplimiento de obligaciones legales

• Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o regulatorias, incluyendo la Agencia de Protección de Datos Personales creada por la Ley N° 21.719.
• Conservar la documentación del encargo durante los plazos establecidos por la ley para efectos de prescripción, fiscalización y defensa judicial.

4.5 Mejora de servicios y relación con clientes

• Gestionar consultas, reclamos, solicitudes de ejercicio de derechos ARSOP y cualquier requerimiento de los titulares.
• Enviar comunicaciones sobre novedades normativas, actualizaciones legales relevantes y alertas de cumplimiento, siempre que cuente con el consentimiento o en ejercicio de interés legítimo conforme a la ley.
• Realizar análisis estadístico anónimo sobre el uso del sitio web con fines de mejora interna.

Los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas a las señaladas, salvo que medie consentimiento expreso y previo del titular, o que resulte obligatorio por disposición legal.

V. Base de Licitud del Tratamiento

El tratamiento de datos personales realizado por Portamm Legal Consulting se funda en las siguientes bases de licitud contempladas en la Ley N° 21.719:

• Ejecución del contrato de prestación de servicios legales: el tratamiento resulta necesario para la ejecución del encargo profesional aceptado por el cliente.
• Cumplimiento de obligaciones legales tributarias, contables y regulatorias que incumben a Portamm como empresa y prestadora de servicios jurídicos.
• Consentimiento libre, informado e inequívoco del titular, en aquellos tratamientos que no encuentren sustento en las bases anteriores, en particular para el envío de comunicaciones comerciales o el tratamiento de datos sensibles.
• Interés legítimo en la gestión interna de su cartera de clientes, el control de conflictos de interés y el ejercicio o defensa de acciones legales derivadas del encargo, siempre que dicho interés no prevalezca sobre los derechos del titular.
• Defensa de derechos en procedimientos judiciales, administrativos o extrajudiciales, cuando el tratamiento sea necesario para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.

El interés legítimo no habilita el tratamiento de datos sensibles. Tratándose de esas categorías, Portamm Legal Consulting recaba el consentimiento expreso del titular o invoca la excepción legal específica que corresponda.

VI. Comunicación y Encargados de Tratamiento

Los datos personales podrán ser comunicados o puestos a disposición de terceros únicamente en la medida estrictamente necesaria para el cumplimiento de las finalidades descritas y siempre bajo estrictos deberes de confidencialidad. Los destinatarios pueden incluir:

• Notarios públicos, Conservadores de Bienes Raíces, Registros Civiles y demás entidades públicas, en el marco de gestiones propias del encargo.
• Organismos públicos, tribunales de justicia y autoridades administrativas o regulatorias, cuando sea requerido por ley.
• La Agencia de Protección de Datos Personales, en cumplimiento de obligaciones de notificación o reporte establecidas en la Ley N° 21.719.
• Colaboradores, abogados externos, peritos y asesores especializados que participen en la ejecución del encargo bajo acuerdo de confidencialidad.
• Proveedores de servicios tecnológicos y de infraestructura digital (gestión documental, correo electrónico, videoconferencia, almacenamiento en la nube), en calidad de encargados de tratamiento.
• Plataformas de facturación electrónica y procesadores de pagos, en el estricto contexto de la gestión financiera y tributaria.
• Contrapartes y sus representantes legales, en la medida en que la comunicación sea indispensable para el desarrollo del encargo.

En ningún caso los datos personales serán vendidos, cedidos ni transferidos a terceros para fines comerciales propios de dichos terceros ajenos al encargo profesional.

6.1 Tratamiento en calidad de Encargado o Subencargado

Cuando Portamm Legal Consulting presta servicios de consultoría en protección de datos para organizaciones que actúan como Responsables del tratamiento, Portamm no determina los fines ni los medios del tratamiento: accede a los datos por cuenta y según las instrucciones de esas organizaciones, revistiendo la calidad de Encargado del tratamiento. Las solicitudes de ejercicio de derechos relativas a datos tratados en esta calidad deben dirigirse al Responsable correspondiente.

6.2 Transferencias internacionales de datos

En la medida en que los proveedores tecnológicos utilizados impliquen transferencia internacional de datos, dicha transferencia se realizará únicamente con proveedores que acrediten niveles adecuados de protección o adoptando las salvaguardas contractuales exigidas por la Ley N° 21.719 y la Resolución Exenta RAEX202503748, de diciembre de 2025.

6.3 Uso de sistemas de inteligencia artificial

Portamm Legal Consulting emplea sistemas de inteligencia artificial como herramienta de apoyo en la elaboración y revisión de documentos, aplicando minimización previa a la carga y configuraciones que impiden el uso de la información para entrenamiento de modelos. La responsabilidad profesional sobre los documentos entregados recae íntegramente en Portamm Legal Consulting.

VII. Confidencialidad y Secreto Profesional

Portamm Legal Consulting y todo su personal están sujetos al deber de secreto profesional respecto de la información y los datos que les sean confiados por sus clientes en el marco del encargo. Este deber subsiste con posterioridad a la finalización de la relación profesional y se extiende a todos los colaboradores, asesores y subcontratistas que participen en la prestación de los servicios. El secreto profesional podrá exceptuarse únicamente en los casos expresamente permitidos por la ley.

VIII. Medidas de Seguridad

Portamm Legal Consulting implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas proporcionales a la naturaleza del tratamiento, incluyendo:

• Cifrado de datos personales en tránsito y en reposo.
• Control de accesos basado en roles y principio de mínimo privilegio.
• Autenticación multifactor para sistemas que contienen datos personales de clientes.
• Registro de accesos y auditorías periódicas de seguridad de la información.
• Procedimientos documentados de gestión de incidentes y brechas de seguridad.
• Copias de seguridad periódicas de información crítica con almacenamiento seguro.
• Cláusulas de confidencialidad y protección de datos en contratos con colaboradores y proveedores.
• Formación periódica en protección de datos y ciberseguridad al personal.

En caso de producirse una brecha de seguridad que afecte a datos personales de responsabilidad de Portamm, esta adoptará de inmediato las medidas de contención correspondientes y notificará a la Agencia de Protección de Datos Personales conforme al artículo 14 sexies de la Ley N° 21.719, así como a los titulares afectados cuando la brecha entrañe un riesgo relevante para sus derechos.

IX. Derechos de los Titulares (ARSOP)

De conformidad con la Ley N° 21.719, los titulares de datos personales tienen reconocidos los siguientes derechos frente a Portamm Legal Consulting:

• Acceso (A): Conocer qué datos personales propios están siendo tratados, la finalidad del tratamiento, el origen de los datos, las categorías de destinatarios y el plazo de conservación previsto.
• Rectificación (R): Solicitar la corrección de datos personales inexactos, incompletos o desactualizados.
• Supresión (S): Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines del tratamiento, cuando retire su consentimiento o cuando el tratamiento sea ilícito.
• Oposición (O): Oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias, en particular cuando el tratamiento se base en interés legítimo o comunicaciones comerciales.
• Portabilidad (P): Solicitar la entrega de sus datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, para su transmisión a otro responsable.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular deberá enviar una solicitud escrita a contacto@portamm.com, adjuntando copia de su documento de identidad. La solicitud será atendida en los plazos establecidos por la legislación vigente.

Si el titular considera que el tratamiento de sus datos infringe la normativa aplicable, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos Personales o ante los Tribunales Ordinarios de Justicia.

X. Plazo de Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades descritas y con las obligaciones legales aplicables. En particular:

• Datos vinculados al servicio jurídico: mínimo 5 años desde la conclusión de la relación profesional.
• Datos de facturación y documentación tributaria: 6 años conforme al Código Tributario.
• Datos tratados en el contexto de servicios de cumplimiento normativo: plazos exigidos por las normativas sectoriales aplicables.
• Datos de contacto y comunicaciones: mientras se mantenga la relación comercial activa y por el tiempo necesario para atender posibles reclamaciones.

Una vez cumplido el plazo de conservación, los datos serán eliminados de manera segura o anonimizados, de modo que no puedan ser asociados a un titular identificado o identificable.

XI. Menores de Edad

Los servicios de Portamm Legal Consulting están dirigidos exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años y a organizaciones con representación legal. En su calidad de Responsable del tratamiento, Portamm no recopila ni trata datos personales de menores de edad. Si se detectara el tratamiento de datos de un menor sin autorización de su representante legal, dichos datos serán eliminados de inmediato.

XII. Uso de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

El sitio web www.portamm.com puede utilizar cookies y tecnologías de seguimiento propias y de terceros para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico del sitio y proporcionar funcionalidades de contacto. El uso de cookies no esenciales o analíticas se realizará previa obtención del consentimiento del usuario a través del panel de configuración de cookies disponible en el sitio.

XIII. Modificaciones a esta Política

Portamm Legal Consulting se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento, con el objeto de adaptarla a cambios normativos, operacionales o tecnológicos. Toda modificación será publicada en www.portamm.com, indicando la fecha de la última actualización, y será comunicada a los clientes activos por correo electrónico cuando implique cambios sustanciales.

XIV. Legislación Aplicable y Jurisdicción

La presente Política de Privacidad se rige por las leyes de la República de Chile, en particular por: la Ley N° 21.719 sobre Protección de Datos Personales y sus reglamentos; el Decreto Supremo N° 662/2025, reglamento de la Ley N° 21.719; la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada (en lo que resulte aplicable en régimen transitorio); la Ley N° 19.496 sobre Protección de los Derechos de los Consumidores; la Ley N° 20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas; y la normativa del Colegio de Abogados de Chile. Resulta aplicable asimismo la Resolución Exenta RAEX202503748, de diciembre de 2025. Cualquier controversia se someterá a los Tribunales Ordinarios de Justicia de la ciudad de Santiago, Chile.

XV. Contacto y Ejercicio de Derechos